Privacy als fundament

Een bevestiging van jarenlang werk

“Voor ons was het sowieso een heel mooi moment. Ik weet niet of ‘geruststelling’ het juiste woord is, maar het voelde vooral als een prachtige bevestiging van waar we als stichting al jaren mee bezig zijn: het borgen van privacy binnen het ritregistratiesysteem.” Die erkenning wordt niet alleen bij de stichting zelf gevoeld. Ook bij de vijfentwintig leveranciers die het keurmerk voeren — samen goed voor naar schatting 80 procent van de Nederlandse markt — werkt de toekenning van de Nederlandse Privacy Award volgens Michel positief door. “In algemene zin zie je dat leveranciers daar gewoon vruchten van plukken, richting hun commercie maar ook richting hun bestaande klanten.”

Van wildwestpraktijken naar een gezamenlijk fundament

Het keurmerk mag dan sinds augustus 2013 formeel bestaan, de eerste gesprekken tussen marktpartijen en de Belastingdienst begonnen al jaren daarvoor. Michel neemt ons mee terug naar het ontstaan. “Destijds was het een beetje het wilde westen in de markt van ritregistratiesystemen. De ene leverancier wilde het gewoon netjes en volgens de wet regelen, terwijl er ook partijen waren die fraudeopties in hun systeem aanboden en daar in gesprekken met klanten ook mee schermden.”

Een aantal serieuze leveranciers vond dat geen goede zaak. “Dat is niet waar we met elkaar op moeten willen concurreren”, herinnert Michel. “We wilden zorgen dat we het goede deden: gebruiksgemak voor de klant, maar wel netjes voldoen aan de wetgeving.” Die leveranciers gingen zelf het gesprek aan met de Belastingdienst, wat uiteindelijk leidde tot een normenkader en een auditfile die door de Belastingdienst zijn geaccordeerd — de basis van het huidige keurmerk.

In die begindiscussie ontbrak echter één belang, vertelt Michel: dat van de berijder zelf. Het was de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR), één van de “founding fathers” van de stichting, die daar verandering in bracht. “Die zei: joh, hartstikke leuk allemaal, maar we moeten niet vergeten om ook het belang en de privacy van de berijder in ogenschouw te nemen.” Ook de manier waarop destijds ritregistraties werden gecontroleerd — in de woorden van de vereniging “een beetje zwart-wit, een beetje rigide” — vroeg om een privacybewuster alternatief. Dat besef ligt aan de basis van een kernprincipe binnen het keurmerk: bij de beoordeling van de 500-kilometergrens voor privégebruik gaat het om het totale aantal kilometers, niet om de vraag waar iemand privé naartoe is gereden. “Privé kilometers zijn privé kilometers. Waarom zou je daar dan de details over de route voor moeten laten zien? Dat is niet nodig.” Het is, zoals Michel het noemt, een bewuste keuze die zelfs verder gaat dan de letter van de wet — met instemming van de Belastingdienst.

Het kluisje: balans tussen berijder en werkgever

Wat privacy binnen een ritregistratiesysteem concreet betekent, legt Michel uit aan de hand van een beeld dat inmiddels bekend is binnen de sector: het kluisje. “Het keurmerk bewaakt de balans”, zegt hij. Bezorgt iemand pakketjes voor een bedrijf, dan moet een werkgever kunnen zien waar die persoon rijdt, bijvoorbeeld om een spoedklus tussendoor te plannen. Gaat het om een privérit, dan moet de balans juist de andere kant op: “Het gaat de werkgever helemaal niets aan wat er in de privésfeer met dat voertuig gebeurt.”

Toch moeten ook privéritten in detail worden vastgelegd — voor het geval namelijk dat een rit achteraf toch zakelijk blijkt te zijn. Om dat op te lossen zonder de privacy van de berijder te schaden, is er in het systeem als het ware een kluisje ingericht. “Alleen de berijder heeft daar de sleutel van. Mocht een rit onterecht als privé gemarkeerd staan, dan kan alleen de berijder die rit omzetten naar zakelijk en de bijbehorende details uit het kluisje halen.” Zo blijft de ritadministratie sluitend, zonder dat een werkgever ooit inzicht krijgt in waar een medewerker privé is geweest.

Voortdurend in ontwikkeling

Wat de stichting volgens Michel onderscheidt, is dat privacy geen statisch onderwerp is. Een deelnemersraad en een normcommissie bewaken voortdurend of het keurmerk aansluit op nieuwe technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Het Self-Assessment, inmiddels goed voor 103 standaarden, waarvan ongeveer 35 direct of indirect met privacy te maken hebben, wordt regelmatig tegen het licht gehouden.

Een concreet resultaat van dat voortdurende scherpstellen is de recente aanpassing van de verplichte rapportage richting de Belastingdienst. Waar leveranciers eerder verplicht waren het BSN-nummer te gebruiken als koppelinstrument, is dat nummer er inmiddels uitgehaald. “Dat was een harde verplichting vanuit de Belastingdienst, en we hebben daar heel veel discussie over gehad”, vertelt Michel. “Uiteindelijk hebben we gezegd: laten we alsjeblieft stoppen met dat BSN-nummer, dat betreft gevoelige persoonsgegevens. Dat willen we niet meer.” Er kwam een ander type unieke identificatie voor terug, bekend bij de werkgever, zonder gebruik van het BSN-nummer. “Dertien jaar geleden was dit nog geen enkele discussie. Vandaag de dag is het een absolute no-go.”

Ook nieuwe ontwikkelingen, zoals voertuigen die zelf steeds meer data verzamelen en de opkomst van AI bij softwareontwikkeling, houden de stichting scherp. Michel is nuchter over de kansen én de aandachtspunten.

Over voertuigdata die fabrikanten in de toekomst verplicht beschikbaar moeten stellen, zegt hij: “We zijn erachter gekomen dat de kwaliteit van die data nog niet voldoende is om aan de normen van het keurmerk te voldoen. En we hebben ook onvoldoende beeld van wat er met die data gebeurt voordat die beschikbaar wordt gesteld aan de markt.” Zolang die transparantie ontbreekt, houdt de stichting voorlopig vast aan de eigen, vertrouwde systematiek.

Vooruitkijken naar 2030

Michel kijkt naar de toekomst via drie perspectieven: ontwikkeling, auditing en communicatie. Op het gebied van ontwikkeling wordt de set van 103 standaarden periodiek geactualiseerd, maar liever in samenhangende stappen dan met jaarlijkse aanpassingen; “anders doen we te vaak een beroep op de ontwikkelcapaciteit van de leveranciers, en het zijn ook gewoon commerciële bedrijven die geld moeten verdienen.”

Bij auditing zoekt de stichting bewust naar meer dan een afvinklijst: de auditors brengen ook kennis en best practices mee, wat volgens Michel tot waardevolle gesprekken leidt.

En op het gebied van communicatie werkt de stichting aan een visie richting 2030, onder meer door proactief te reageren op aanbestedingen en het keurmerk scherper te positioneren ten opzichte van bijvoorbeeld ISO 27001, waarmee het regelmatig, echter ten onrechte, wordt verward. “Het keurmerk gaat over een sluitende ritadministratie. Privacy is daarin een heel belangrijk element, en informatiebeveiliging ook. Aan die beeldvorming hebben we nog werk te doen — en dat houden we ook scherp voor ogen.”

Een advies voor toekomstige deelnemers

Aan het eind van het gesprek kijkt Michel terug op het traject van de Privacy Award zelf, inclusief de pitch die de genomineerde deelnemers moesten houden. “Het was aan het begin niet helemaal duidelijk hoe het traject eruit zou zien. We mochten een mooi essay opstellen, aangevuld met een Dragons Den-achtige presentatie live voor de voltallige jury. Maar dat heeft ons enorm geholpen. Niet alleen om zelf scherp te stellen waar we voor staan, maar ook om onze ideeën weer verder te brengen.” Dat enthousiasme werkte door tot in het bestuur en tot bij de Belastingdienst.

Aan organisaties die overwegen zich aan te melden voor de Privacy Award, geeft Michel mee dat het vooral gaat om een balans tussen oprechte intentie en het kunnen bevestigen daarvan naar buiten toe. “Privacy is de afgelopen jaren een onderwerp geworden waar ongelooflijk veel om te doen is, en waarvoor bij mensen echt vertrouwen nodig is. Het gaat niet alleen om het goed willen doen als organisatie. Het gaat er ook om dat je aan je klant, aan je doelgroep, kunt bevestigen dat het ook echt goed voor elkaar is.”

Wat die deelname betreft, is Michel duidelijk: het traject was de moeite waard, los van de uitslag. De Privacy Award blijkt inmiddels een blijvende, positieve kracht voor de stichting, haar leveranciers en de vele berijders die dagelijks op een privacyproof ritregistratiesysteem vertrouwen.